Que vous gériez une propriété commerciale ou résidentielle, il est important de se tenir au courant des problèmes de maintenance dès qu’ils surviennent. Les meilleurs logiciels peuvent vous aider à répondre plus rapidement aux problèmes de maintenance et à communiquer efficacement avec les bonnes personnes. Un logiciel de maintenance des installations vous aidera également à tenir des registres adéquats de l’historique et de l’inventaire des bons de travail. Il y a plusieurs choses à prendre en compte avant de choisir votre logiciel de maintenance.

1. Assistance à la clientèle

L’assistance à la clientèle est la première chose à prendre en compte lorsque l’on navigue dans les options des logiciels de gestion des installations. Il est important de choisir un fournisseur de logiciels qui puisse vous offrir le support client dont vous avez besoin. Vous pouvez demander un fournisseur qui offre une formation pour la mise en œuvre de certaines fonctionnalités du logiciel. Découvrez comment Accretio vous accompagne dans la digitalisation et la gestion de votre entretien annuel sur ce lien.

2. Intégration des systèmes et des appareils

Chaque logiciel de gestion des installations est unique et différent des autres. Tous les systèmes ne s’intègrent pas facilement aux logiciels existants de votre entreprise, mais tous les logiciels n’ont pas besoin de s’intégrer non plus. Vous devrez choisir un fournisseur qui propose des logiciels compatibles avec les vôtres ou avec la manière dont vous et votre équipe menez vos activités. L’intégration du système de maintenance doit être simple et rapide, afin que vous ne perdiez pas un temps précieux et des ressources pour le mettre en place. Vérifiez également quels sont les appareils qui peuvent utiliser le logiciel. Certains systèmes s’intègrent uniquement aux réseaux de bureau, d’autres permettent un accès mobile.

3. La réputation de votre fournisseur

Si vous flashez sur un vendeur en particulier mais que vous hésitez à sauter le pas, commencez par vérifier sa réputation. Si possible, consultez les témoignages des clients ou naviguez dans les évaluations en ligne sur différents portails d’évaluation. Vous pourrez peut-être trouver le vendeur sur Yelp, Google Reviews ou Facebook par exemple. Si ce n’est pas le cas, adressez-vous à son représentant et renseignez-vous sur les avis et les témoignages. Vous pouvez également envisager de prendre en considération un vendeur qui est cité sur plusieurs portails d’examen.

4. Canaux de communication

Les logiciels d’entretien des installations vous permettent de répondre rapidement aux problèmes d’entretien qui peuvent survenir dans votre propriété. Ils sont efficaces pour réduire les temps de réponse et vous permettent de communiquer avec les bonnes personnes lorsque vous en avez besoin. Inspectez les canaux de communication du système. Comment les locataires ou les employés déposent-ils les demandes de maintenance par le biais du système ? Comment y répondez-vous et quels sont les canaux disponibles ? Vous voulez utiliser un logiciel offrant des options de communication de pointe et simplifiées. Une communication efficace signifie que vous pouvez effectuer les réparations sans délai, ce qui engendre une plus grande satisfaction des clients.

5. Rapports sur les données et les mesures

Que vous soyez exploitant d’installations ou gestionnaire de biens immobiliers, il est important de conserver des dossiers sur les bons de travail. Le logiciel d’entretien des installations le plus efficace vous permettra de générer des rapports sur les bons de travail lorsque vous en aurez besoin, et peut souvent servir de système privé de comptabilité et de gestion de l’inventaire. De plus, vous devriez pouvoir analyser les données et les mesures grâce à son système de rapports.

6. Évolutivité

Certaines propriétés ne vont pas s’agrandir de sitôt. D’autres peuvent prévoir une croissance plus importante. Quel que soit le bien que vous gérez, si vous souhaitez le faire évoluer, vous devez choisir un logiciel de maintenance des installations qui prenne en compte ce facteur de croissance.

7. Sécurité et fiabilité

Vos données sont essentielles et doivent être protégées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. C’est particulièrement important si vous gérez une propriété haut de gamme ou commerciale contenant de nombreuses données financières et privées sur vos clients.

8. Coûts et plans de paiement

La mise en place d’un logiciel de maintenance des installations est un investissement important. Néanmoins, il est important de le faire et il ne doit pas être pris à la légère. Veillez à investir dans un logiciel de maintenance qui soit rentable pour vous et votre propriété, mais ne vous contentez pas d’un système logiciel tout simplement parce qu’il est à un prix abordable. Vous risqueriez de sacrifier une qualité importante.