Quelles tâches doivent être externalisées et quelles activités doivent être effectuées en interne ? Faut-il recruter en interne ou au contraire faire appel à un prestataire ? Le débat est ouvert. De nombreuses entreprises font face à cette problématique. Mais la réponse à cette énigme va dépendre de plusieurs critères.

L’importance de l’activité pour l’entreprise

Avant de décider si elle doit externaliser ou internaliser une tâche, l’entreprise devra d’abord définir s’il s’agit d’une fonction clé ou non. Le personnel se charge de plusieurs fonctions au sein de l’entreprise. Ceci inclut la gestion administrative, les ressources humaines, la comptabilité ou les services après-vente. Certaines d’entre elles sont primordiales au développement de l’entreprise tandis que d’autres ne sont que secondaires.

Il est mieux de recruter en interne quand c’est une activité qui garantit le succès de la société. Cela va ainsi dépendre du domaine d’action de l’entreprise. Pour un restaurant par exemple, il est préférable de recruter un cuisinier en interne, mais ce n’est pas le cas pour la cantine d’une entreprise. On peut également envisager une externalisation de services à Madagascar pour la gestion administrative d’une entreprise médicale.

La durée qu’il faut pour effectuer la tâche

Dans la mesure où l’activité occupe une personne à temps plein, il est plus judicieux et plus économique de recruter du personnel. Le principe est que le prestataire est aussi une entreprise qui va assigner un de ses employés à la tâche. Passer par un partenaire externe va seulement augmenter la facture.

Toutefois, pour les activités périodiques, on n’utilisera pas le même raisonnement. Quand un employé exerce une fonction à temps partiel au sein de l’entreprise, par déduction, il n’est pas forcément spécialisé dans cette tâche, car il s’occupe également d’autres activités. Faire appel à un prestataire et donc à un professionnel qualifié permettrait d’améliorer la qualité du service.

La sensibilité de la fonction

Certaines activités comme la gestion de la paye sont très sensibles. En effet, l’employé qui s’en charge aura accès à toutes les données personnelles des autres salariés. Ce sont des données confidentielles qui ne doivent pas sortir de l’entreprise. Externaliser cette fonction n’est pas sans risque, car le prestataire peut vendre ses informations ou être victime d’un piratage.

Normalement, le prestataire, en tant que professionnel dans son domaine, dispose des systèmes adéquats et travaille de manière à ce que ce genre de problèmes ne survienne pas. Cependant, en interne, le contrôle peut être mieux assuré à travers les audits par exemple.

L’urgence de la demande

Même s’il s’avère qu’il s’agit d’une fonction clé de l’entreprise, recruter en interne peut demander beaucoup de temps. En effet, il faudra publier une annonce, trier et sélectionner les candidats au poste, effectuer des entretiens avant de trouver le candidat idéal.

Mais cela ne s’arrête pas là, car il faudra également le former. Tout cela prend énormément de temps, du temps que malheureusement l’entreprise ne possède pas toujours. Cette dernière sera alors dans l’obligation d’engager un prestataire ne serait-ce pour un temps déterminé.

Recruter permet d’obtenir les services d’une personne motivée et qui s’implique totalement, car elle comprend les intérêts de l’entreprise. Mais cela peut prendre du temps et demande un budget conséquent dès le départ. Le retour sur investissement ne sera perceptible qu’après une longue période d’adaptation. En outre, en cas d’insatisfaction, il faudra licencier la personne et c’est encore une procédure compliquée et coûteuse. De l’autre côté, l’externalisation ne demande pas d’investissement initial très lourd. La tâche sera prise en main très rapidement. De plus, si la prestation ne convient pas à l’entreprise, mettre fin au contrat est nettement plus simple. Cependant, l’externalisation peut avoir un coût plus conséquent sur le long terme par rapport au recrutement.