Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des achats ?

Le logiciel de gestion des achats est un type de logiciel qui aide les entreprises à gérer leurs bons de commande. Les systèmes de gestion des achats peuvent être utilisés pour automatiser l’ensemble du processus d’achat du début à la fin, de la création d’un bon de commande à la réception des marchandises et à l’émission du paiement. Les systèmes de gestion des achats sont utilisés par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, notamment l’industrie manufacturière, les soins de santé, les administrations publiques et l’éducation. À découvrir dans cet article pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’achats.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des achats ?

Un système de gestion des achats est une application qui permet aux utilisateurs professionnels de créer et de gérer des bons de commande. Le système peut également être capable de suivre les niveaux d’inventaire et d’émettre des factures pour les biens ou services reçus. Certains systèmes peuvent même inclure des fonctions comptables intégrées, telles que le traitement des paiements ou le rapprochement comptable.

Comment un logiciel de gestion de projet peut-il aider

Augmenter la visibilité de vos fournisseurs et de vos produits

Un logiciel de gestion des achats vous aide à voir quels sont les produits dont vous avez besoin régulièrement. Vous pouvez également voir quels sont les fournisseurs auprès desquels vous achetez le plus souvent et combien d’argent vous dépensez pour chaque fournisseur. Cela vous permet de revoir vos processus d’achat et de vous assurer qu’ils fonctionnent efficacement. Cela vous donne également une meilleure compréhension des coûts associés à chaque produit ou service, de sorte que vous pouvez prendre des décisions éclairées lorsque vient le temps d’acheter quelque chose de nouveau.

Simplifier le processus de commande et d’approbation

Les logiciels de gestion des achats permettent de commander et d’approuver facilement les commandes, quel que soit l’endroit où se trouve votre personnel. Cela permet de gagner du temps en éliminant la nécessité pour les personnes de communiquer par e-mail ou par téléphone au sujet des commandes, ainsi que de réduire les erreurs dues à une mauvaise communication entre les différents services ou sites. Les outils d’achat permettent également de suivre les commandes en temps réel, de sorte que toutes les personnes concernées savent ce qui se passe à tout moment du processus de commande, qu’elles soient au bureau ou sur un chantier.

Rationalisez les processus d’approvisionnement dans plusieurs services

Les logiciels de gestion des achats permettent de rationaliser les processus d’approvisionnement entre plusieurs services en s’assurant que tout le monde est sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les relations avec les fournisseurs, les politiques d’achat et d’autres questions clés liées à la gestion des fournisseurs.

Grâce à l’utilisation appropriée des systèmes de gestion des achats, vous pouvez connaître exactement la quantité de stocks dont vous disposez à tout moment. Cela vous permettra de commander davantage lorsque cela est nécessaire sans avoir à attendre les commandes de vente ou à payer plus que nécessaire pour le produit parce que la demande a dépassé l’offre.

Automatiser le traitement des factures

Automatisez le traitement des factures en l’intégrant à un logiciel de comptabilité ou en utilisant un système de gestion des factures qui s’intègre directement à votre système.

Les logiciels de gestion des achats fournissent un enregistrement précis de chaque achat effectué par votre entreprise. Cela permet d’éviter les commandes en double et de réduire les vols internes et externes. Il permet également d’éviter le paiement excessif d’un article en raison d’une erreur d’écriture ou d’une facture manquante.

Faciliter la collaboration entre les services.

Les logiciels de gestion des achats facilitent la collaboration entre les acheteurs, les vendeurs et les comptables. Il est ainsi plus facile pour les différentes parties prenantes de travailler ensemble sur les commandes, notamment en communiquant les changements de prix ou en suivant les délais de livraison.

Les types de logiciels de gestion d’achats

Il est utilisé pour automatiser le processus d’achat de biens et de services et générer des rapports sur les performances de l’organisation.

Les types de logiciels de gestion des achats les plus courants sont :

• Achat pour payer (P2P)
• Entreprise à entreprise (B2B)
• Entreprise à consommateur (B2C)

Il existe également certains types spécifiques à certaines zones géographiques, comme le business To government (B2G).

Quelles sont certaines des meilleures solutions logicielles d’approvisionnement disponibles sur le marché ?

Afin de gérer le processus d’approvisionnement, les organisations ont besoin d’une solution complète. Cela aide également à se conformer aux réglementations et normes gouvernementales. Certaines des meilleures solutions logicielles d’approvisionnement disponibles sur le marché sont :

• SAPAriba
• Service cloud d’approvisionnement Oracle
• Microsoft Dynamics 365 pour l’approvisionnement
• Achats Oracle
• Planification de la chaîne d’approvisionnement SAP

Les avantages de l’utilisation d’un de tels logiciels sont plus que de simples économies de coûts. Le logiciel aide également à gérer les fournisseurs, leurs performances et la qualité des produits qu’ils fournissent.