Quels outils de collaboration utiliser en entreprise ?

Sur un plan collaboratif, productivité et ergonomie, la collaboration entre les membres d’une équipe est essentielle ; c’est le catalyseur qui permet d’atteindre ces objectifs internes importants qui ouvrent la voie à la rentabilité et au succès à long terme. Mais la collaboration est beaucoup plus facile à dire qu’à faire, surtout pour les organisations.

En fait, 86 % des employés et des cadres citent le manque de collaboration comme la raison des échecs survenus sur leur lieu de travail.

Heureusement, il existe une solution : Les outils de collaboration d’entreprise.

Si vous êtes novice en matière d’applications de collaboration professionnels mais que vous souhaitez néanmoins que votre firme collabore comme des pros, vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, informatif et simplifié, vous apprendrez la définition d’un logiciel de collaboration professionnel, découvrirez ses avantages et le meilleur logiciel de collaboration d’entreprise, en fonction de vos besoins.

Qu’est-ce qu’un logiciel de collaboration d’entreprise (SCE) ?

Les systèmes de collaboration d’entreprise (autrement appelés SCE) sont un terme générique désignant les plateformes et outils numériques qui aident les employés à communiquer et à travailler ensemble de manière plus coopérative.

Il s’agit d’un terme générique car la définition des solutions et d’équipes professionnelles est incroyablement large.

Par exemple, Slack est principalement connu comme une plateforme de messagerie instantanée. Mais parce qu’il aide les employés à collaborer via des canaux de texte, des messages personnels et des appels vidéo, Slack est également connu comme un logiciel de collaboration professionnel.

De même, Process Street est le plus souvent considéré comme un logiciel BPM de pointe. Mais étant donné que les utilisateurs de Process Street peuvent collaborer avec leurs teams par le biais de listes de contrôle, ce qui aide toutes les personnes concernées à mener à bien des processus importants, des procédures et des tâches récurrentes selon des normes élevées, Process Street peut également être qualifié de logiciel de collaboration professionnel.

En fait, si une plateforme ou un outil aide les collaborateurs de vos équipes d’une entreprise à collaborer, il peut être défini comme un logiciel de collaboration d’entreprise !

Certains outils sont en version « SaaS », hébergé, en ligne, sur le web avec une interface sur laquelle vous connecter en tant que membre / clients / utilisateurs (depuis n’importe quel système d’exploitation, IOS, Android, Windows… : pas de soucis de compatibilité), on retrouve d’ailleurs la suite Office 365 qui est une version hébergée à distance, sur le web, de Microsoft Office, et d’autres sont des solutions logicielles à télécharger et à installer localement sur votre poste.

Quels sont les avantages de la collaboration d’entreprise et de l’SCE ?

Fondamentalement, l’SCE facilite la collaboration au sein de l’organisation.

En étant une organisation qui ne se contente pas de dire qu’elle est collaborative mais qui l’est réellement dans la pratique, votre organisation peut en tirer de grands avantages.

Plus précisément, ces avantages sont les suivants :

• Tous les employés peuvent accomplir beaucoup plus chaque jour de travail.
• Les processus opérationnels peuvent être rationalisés grâce à une bonne et solide technologie.
• Les coéquipiers peuvent accomplir tout autant de choses lorsqu’ils sont loin du bureau – en fait, l’SCE peut aider les organisations à fonctionner comme des organisations entièrement à distance.
• Les coûts opérationnels et de déplacement peuvent être réduits.
• Une communication améliorée peut signifier que de meilleures idées sont générées plus rapidement, que des stratégies sont formées plus vite et que les problèmes sont résolus collectivement.
• Les conversations et les informations peuvent être stockées en toute sécurité dans des référentiels centraux.
• Un réel avantage concurrentiel peut être accru en mettant en place les bons systèmes et logiciels.

Une liste impressionnante, non ?

Étant donné que les outils de collaboration professionnels sont la graisse qui facilite les entreprises à collaborer correctement et professionnellement, il est temps de jeter un coup d’œil aux meilleures solutions SCE du marché.

Les meilleurs outils de collaboration d’entreprise : Messagerie et réunions

Au niveau d’une firme, le nombre d’employés est important.

Il est donc nécessaire de disposer d’outils qui facilitent, suivent, organisent et stockent les conversations. De plus, la possibilité d’avoir des conversations de qualité avec les autres employés – et rapidement – est de la plus haute importance sur le lieu de travail moderne (lisez : agité).

C’est pourquoi, si vous n’utilisez pas encore des outils pour vos collaborateurs, comme Slack et Zoom, vous devriez sérieusement envisager de le faire.

L’outil de collaboration à interface messagerie : Slack

Mais comment cela fonctionne-t-il ?

Les groupes, les teams ou les organisations créent ce que l’on appelle un « espace de travail ». Cet espace de travail est la plaque tournante de votre organisation, où des canaux publics et des canaux privés peuvent être créés, et où les membres de l’espace de travail peuvent s’envoyer des messages directement.

Par exemple, une organisation peut créer des canaux spécifiques pour des départements tels que l’ingénierie, le marketing ou le support client, puis n’inviter que les employés appropriés à ces canaux, ce qui signifie que les coéquipiers ne voient que ce dont ils ont besoin.

Ce qui rend Slack intéressant, et plus qu’une application iMessage glorifiée pour les entreprises, c’est qu’il s’intègre à d’autres services tiers, notamment Dropbox, Google Drive, Trello et Airtable. De plus, vous pouvez utiliser Zapier pour relier Slack aux derniers produits SaaS qui ont été développés.

Mais si Slack n’est pas votre tasse de thé, il existe de nombreux autres outils qui fonctionnent de manière similaire, notamment :

• Facebook Workplace
• Microsoft Teams
• Chanty
• Glip
• Cisco Jabber
• Telegram

L’outil de collaboration à interface vidéo : Zoom

Vous vous souvenez de l’époque où les membres des équipes se réunissaient autour d’un appel Skype pour organiser des réunions et des discussions importantes ?

Eh bien, Zoom fonctionne de manière très similaire. Mais en mieux, grâce aux fonctions de qualité de vie de Zoom.

À l’heure où nous écrivons ces lignes, Zoom propose quatre plans tarifaires : Free, Pro, Business et Enterprise.

Comme vous travaillez dans le cadre d’une organisation, voyons ce que comprend le forfait « Business » :

• La possibilité d’accueillir plus de 500 participants
• Un Customer Success Manager Zoom dédié
• Un stockage illimité dans le nuage
• Plus toutes les fonctionnalités incluses dans le plan Business (SSO, transcriptions d’enregistrement dans le nuage, vanity URL, etc.)

Si Zoom ne vous convient pas, consultez ces alternatives pour la communication audiovisuelle et la collaboration en entreprise :

• TeamViewer
• Cisco Jabber
• Cisco WebEx Meetings
• Google Hangouts Meet
• GoToMeeting

Les meilleurs outils collaboratifs professionnels : Partage et organisation des fichiers

En tant qu’organisation, les outils que vous utilisez doivent non seulement fonctionner correctement, mais aussi être sécurisés.

C’est pourquoi de nombreuses organisations optent pour des marques de confiance pour le partage et l’organisation des documents, afin d’avoir la certitude que leurs documents, fichiers et données seront toujours sécurisés et privés.

Microsoft OneDrive et Google Drive sont deux de ces grands noms.

Le premier outil de collaboration à retenir pour le partage et l’organisation de fichiers : Microsoft OneDrive

En termes simples, OneDrive est un service d’hébergement et de synchronisation de fichiers créé par Microsoft.

Les entreprises peuvent stocker des fichiers intégraux sur le système de stockage en nuage de OneDrive, ce qui permet ensuite aux collègues de se plonger dans ces documents et fichiers et de collaborer.

En termes de sécurité, OneDrive offre des fonctionnalités telles que :

• Le cryptage des données au repos et en transit.
• La rétention des données
• Rapports et audits sur les fichiers
• Contrôles d’accès aux fichiers et aux dossiers
• Mots de passe personnalisés sur les liens de partage

De plus, OneDrive propose de nombreuses autres fonctionnalités utiles, bien qu’elles soient limitées en fonction du forfait que vous payez.

Le second outil de collaboration à retenir pour le partage et l’organisation de fichiers : Google Drive

On estime qu’environ un milliard de personnes utilisent également Google Drive.

Dans l’ensemble, OneDrive et Google Drive sont très similaires. Le logiciel choisi par votre organisation devrait donc dépendre de l’écosystème dont vous faites déjà partie.

Cependant, vous pouvez opter pour d’autres outils de collaboration professionnels pour le partage et l’organisation des fichiers, tels que :

• M-Files
• WeTransfer
• Dropbox Business
• Bit.ai – Une puissante plateforme de collaboration documentaire qui vous permet de créer des documents, des wikis, des bases de connaissances et des guides de formation, tout en s’intégrant à une multitude d’autres applications.

Les meilleurs outils collaboratifs professionnels : Gestion de projet

La gestion de projet est définie succinctement comme suit :

« La gestion de projet consiste à gérer un grand nombre de tâches qui vont vous aider à atteindre votre objectif. »

Étant donné que les organisations doivent mener à bien projet après projet dans tous les départements et équipes, elles ont besoin d’une solution logicielle solide pour la gestion collaborative des projets.

C’est pourquoi, dans cette section, je vais vous présenter deux excellentes options : Airtable et Trello.

L’outil principal de collaboration à retenir pour la gestion de projet : Airtable

Vos employés sont-ils des fans de feuilles de calcul ?

Et les bases de données ?

Si c’est le cas, alors imaginez leur joie lorsque vous leur présentez Airtable, un hybride feuille de calcul-base de données !

Maintenant, ce que vous pouvez faire avec Airtable est large, car l’application est intrinsèquement flexible. Mais souvent, il est utilisé pour la gestion de projet.

Alors, comment, exactement, cela fonctionne-t-il ?

Tout d’abord, vous créez votre espace de travail. Essentiellement, c’est là où tout ce que vous et vos coéquipiers ajoutez à Airtable sera.

Ensuite, vous créez vos bases. Comme pour les canaux Slack, vous pouvez avoir des bases séparées pour chaque département ou équipe.

Une fois que cela est fait, vous configurez les tables, qui sont similaires aux onglets dans une feuille Google. À partir de là, vous créez vos enregistrements, qui contiennent tout type d’information que vous jugez digne d’être documentée.

Après avoir ajusté le tout à votre goût, vous pouvez ensuite demander aux membres de vos équipes de saisir, de suivre et de mettre à jour les informations importantes, en veillant à ce que les projets soient menés à bien de manière coopérative et collaborative.

C’est Airtable en un mot.

Bien que cela puisse sembler un peu déroutant au début, cela devient certainement plus facile avec chaque utilisation.

Airtable est déjà utilisé par des firmes comme WeWork, Formlabs, Zenefits, et Process Street – le nom de votre organisation sera-t-il ajouté à cette liste ?

Le second outil de collaboration professionnel à retenir pour la gestion de projet : Trello

Vos employés ne sont peut-être pas fans des feuilles de calcul ou des bases de données.

Mais s’ils aiment les applications de type Kanban, alors cette interface est l’outil de gestion de projet idéal pour votre organisation.

Trello peut être résumé comme un tableau blanc numérique où les cartes sont organisées en listes.

Prenons l’exemple d’une équipe de marketing de contenu.

Elle peut avoir une liste pour les idées d’articles, une pour les articles sur lesquels elle travaille activement, une pour les articles qui doivent être révisés et une autre pour les articles publiés qui doivent être promus par l’équipe de promotion du contenu.

Au fur et à mesure que la fiche du billet est créée, elle peut être déplacée vers chaque liste appropriée au cours de son cycle de vie. Cela facilite les choses non seulement pour l’auteur chargé de rédiger le billet, mais aussi pour ses coéquipiers, car tout le monde peut être et rester sur la même longueur d’onde.

Mais si Trello n’a pas piqué votre curiosité, il existe d’autres logiciels de collaboration professionnels pour la gestion de projets, notamment :

• Microsoft Project
• Wrike
• ClickUp
• JIRA

Les meilleurs outils collaboratifs professionnels : Gestion des processus

La gestion de projet répond à la question suivante :

« Qu’est-ce qui doit être fait pour arriver là où nous voulons être ? »

La gestion des processus, quant à elle, répond à la question suivante :

    « Comment les choses doivent-elles être faites afin d’arriver là où nous voulons être ? »

Donc, quand il s’agit de la gestion des processus d’affaires, ne pas avoir le bon logiciel d’affaires pourrait très bien empêcher votre organisation d’arriver là où elle veut être.

C’est pourquoi Process Street a été créé – pour rendre le travail récurrent amusant, rapide et sans faille pour les équipes du monde entier.

Alors, comment Process Street fonctionne-t-il et aide-t-il à la collaboration d’entreprise ?

Lorsque vous documentez les flux de travail, les processus d’affaires et les procédures importantes sous forme de modèles, vous et le reste de votre organisation pouvez lancer un nombre infini de listes de contrôle afin que les processus récurrents puissent être réalisés selon les normes élevées de votre organisation. En outre, cette solution permet d’éviter les erreurs humaines !

Maintenant, avec des fonctionnalités de flux de travail incroyables comme :

• Arrêt des tâches
• Dates d’échéance dynamiques
• Logique conditionnelle
• Autorisations de tâches
• Affectations de tâches
• Affectations de rôles
• Webhooks
• Widget embarqué
• Approbations

Process Street rend la documentation, le suivi et l’achèvement de vos processus beaucoup plus rationnels, et facilite également une véritable collaboration entre les équipes.

Pourquoi ?

Parce que Process Street a tout ce qu’une organisation souhaite dans un outil de collaboration BPM.

Si j’ai suscité votre intérêt dans la section ci-dessus, alors attendez de lire ce qui va suivre…

Tout le monde peut s’inscrire pour un essai gratuit de Process Street.

Une fois que vous avez créé un compte, vous pouvez soit créer vos propres modèles de listes de contrôle, soit utiliser les modèles prêts à l’emploi de la vaste bibliothèque de modèles de Process Street.

Par exemple, en tant qu’organisation, vous êtes constamment en train d’intégrer de nouveaux talents. Pour que les employés puissent prendre le meilleur départ, le processus d’intégration doit être complet et collaboratif.

Pour vous faciliter la tâche, ainsi qu’à vos employés, et pour éviter les erreurs d’intégration, consultez directement notre liste de contrôle d’intégration des employés !

De même, pour que vous et vos employés sachiez comment ils se comportent sur le lieu de travail, vous procéderez fréquemment à des évaluations et des examens des performances. Comme il s’agit d’un autre processus de collaboration qui peut être facilité et complété sans douleur par des listes de contrôle, pourquoi ne pas ajouter le modèle ci-dessous à votre compte Process Street ?

Qu’il s’agisse de marketing, d’ingénierie, d’informatique, de service à la clientèle ou de processus récurrents liés à l’activité générale, nos excellents modèles aideront votre organisation à collaborer comme des pros.

Il ne s’agit en aucun cas d’une liste exhaustive des modèles disponibles – juste quelques exemples pour vous mettre en appétit !

Dans cet article, je vous ai indiqué le meilleur logiciel de collaboration professionnel du marché, j’ai expliqué l’application de liste de contrôle pratique connue sous le nom de Process Street et je vous ai même fourni une pléthore de modèles incroyables et gratuits !

Nous vous souhaitons une bonne mise en œuvre et une collaboration fructueuse au sein de votre organisation.

Quel logiciel de collaboration professionnel votre organisation utilise-t-elle ? Quels outils à interface votre organisation prévoit-elle d’acquérir ? Quelle sera votre ligne directive et vos prochains projets collaboratifs pour développer la productivité et l’ergonomie logicielle des membres de votre organisation ? A vous de vous poser les bonnes questions et de faire votre choix parmi les solutions décrites dans notre article.

On peut encore décupler la puissance du travail d’équipe en associant plusieurs outils de collaboration à distance. On peut par exemple y associer un écran interactif. Il permet entre autres fonctionnalités le partage et la manipulation de document, avec Cisco Webex Room Phone. De cette manière, tous les participants aux réunions peuvent voir en même temps les interlocuteurs et les documents présentés et cela booste considérablement l’expérience des utilisateurs en ligne : un réel atout collaboratif complémentaire !